В Україні громадянам нагадують про необхідність переведення паперових трудових книжок в електронний формат. Несвоєчасне оцифрування може призвести до втрати страхового стажу, скорочення терміну стажу та затримки з оформленням пенсії, передає Proslav із посиланням на закон №1217.
Перехід на електронні трудові книжки: який порядок
З 10 червня 2021 року в Україні діють електронні трудові книжки. Упродовж 5 років, тобто до 10 червня 2026 року, всі громадяни мають перевести свої паперові документи в цифровий формат. Процес передбачає сканування всіх сторінок книжки та завантаження додаткових документів, які підтверджують страховий стаж.
Відтак паперова трудова книжка перестане бути основним документом для підтвердження трудового стажу. Основним джерелом стане електронний Реєстр застрахованих осіб Пенсійного фонду.
Проте експерти радять оцифровувати документи вже зараз, щоб уникнути бюрократичних проблем у випадку втрати або пошкодження паперової версії, а також підтвердити стаж до 2004 року, який враховується при розрахунку пенсії.
Що буде, якщо не оцифрувати трудову книжку
Фахівці попереджають: відсутність оцифрованої трудової може призвести до скорочення страхового стажу, а відтак – до зменшення розміру майбутніх пенсійних виплат. Вже у 2026 році мінімальні вимоги до стажу становитимуть:
- 33 роки – для виходу на пенсію у 60 років;
- 23 роки – у 63 роки;
- 15 років – у 65 років.
Поширені запитання
- Чи варто зберігати паперову книжку після оцифрування? Так, адже вона може знадобитися для підтвердження даних у спірних випадках.
- Що робити з помилками у записах? Звернутися до Пенсійного фонду та надати підтвердні документи для виправлення.
- Чи прийматимуть паперові книжки після 2026 року? Роботодавці будуть вести облік виключно в електронному форматі, але працівник має право вимагати паперову книжку для власного користування.
Як оцифрувати трудову книжку
Є два варіанти:
- Через роботодавця – передати книжку у відділ кадрів, де її відсканують і завантажать у систему ПФУ.
- Самостійно – завантажити скан-копії через портал електронних послуг Пенсійного фонду.
Покрокова інструкція для самостійного внесення
- Перейдіть на сайт Пенсійного фонду України.
- Авторизуйтеся через КЕП, BankID чи Дія.Підпис.
- Виберіть розділ «Відомості про трудові відносини (трудова книжка)».
- За потреби внесіть відсутні записи у форму.
- Завантажте кольорові скан-копії всіх сторінок книжки у форматі JPG або PDF (до 1 Мб).
- Натисніть «Підписати та відправити».
Після перевірки документи буде перенесено до Реєстру, а користувач отримає повідомлення про завершення процесу. Зверніть увагу: разом із трудовою книжкою варто завантажити й інші документи, які впливають на страховий стаж: дипломи про освіту, військовий квиток, свідоцтва про народження дітей (для жінок).