Автоматизація контролю за заборгованістю покупців у програмах обліку є важливим аспектом поліпшення управління фінансами компанії.
Кожне підприємство має власні особливості та потребує особистого підходу до вибору облікової системи. Але є кілька ключових моментів, які слід врахувати під час автоматизації контролю заборгованості на підприємстві.
Роль та інструменти автоматизації контролю заборгованості покупців
Автоматизація контролю заборгованості покупців допомагає:
- своєчасно виявляти та запобігати ризикам прострочення дебіторської заборгованості;
- оптимізувати грошові потоки;
- підвищити загальну ефективність стягнення боргів.
З огляду на те, що кінцевою метою діяльності підприємства є позитивний фінансовий результат, контроль дебіторської заборгованості та своєчасне повернення боргів покупців грає далеко не останню роль. Ефективна автоматизація цього процесу передбачає використання низки інтегрованих в облікову платформу спеціалізованих інструментів.
Можливість налаштування лімітів по часу та сумі
Товарно-фінансові відносини між контрагентами на ринку частіше за все передбачають співпрацю на умовах відтермінування платежу за поставлені або надані:
- Товари.
- Матеріали.
- Послуги.
Для планування власних витрат керівництво компанії повинно моніторити очікування надходження грошових коштів від партнерів. Зробити це в автоматичному режимі набагато простіше, ніж “вручну”.
Облікові системи дозволяють налаштувати ліміти погашення заборгованостей окремо по кожному боржнику з урахуванням суми та дати очікуваного платежу. Ці дані вносяться у систему згідно договірних умов на момент відгрузки товару чи підписання акту про надання послуги.
Контроль заборгованості покупця по різним контрактам
Нерідко підприємства, у тому числі компанії малого та середнього бізнесу, співпрацюють з одним контрагентом по декільком договорам. Це декілька ускладнює можливість контролю за заборгованостями. Але, використовуючи спеціальні алгоритми облікових систем, можна розділити контракти в рамках співпраці з одним партнером. Таким чином, інформація про термін конкретної плати та її сума буде відокремлена від загального боргу цього покупця.
Підсвітка строку заборгованості
Будь який бізнес передбачає наявність певних ризиків внаслідок різних факторів, як об’єктивного, так і суб’єктивного характеру. Тому контроль обліку заборгованості покупців повинен проводитися бездоганно чітко. В цьому контексті, функція підсвітки сроку заборгованості надасть додаткові можливості.
Алгоритми деяких облікових платформ передбачають можливість автоматичного сповіщення контрагента про наближення терміну погашення боргу. Для малого бізнесу з невеликою кількістю боржників цей функціонал може бути надлишковим. Достатньо просто зателефонувати партнеру та нагадати про наближення строку платежу.
Класифікація клієнтів за строком та об’ємом заборгованості
Для переважної більшості користувачів систем автоматичного обліку важливо мати можливість налаштувати систему для автоматичного відстеження строків платежів та класифікації заборгованості за:
- передбаченою умовами договору кінцевою датою погашення боргу;
- рівнем прострочення;
- сумою заборгованості.
Зручно також мати можливість встановлення індивідуальних умов щодо кожного контрагенту, включаючи кредитний ліміт та умови оплати. Дуже корисною може бути функція класифікації покупців за об’ємами заборгованості та строком.
Висновок
Програмні продукти автоматизованого обліку, приблизно, пропонують однакові функціональні можливості. Однак, вони можуть суттєво відрізнятися за:
- Вартістю обслуговування.
- Надійністю роботи.
- Зручністю та складністю інтерфейсу.
Звісно, це важливі фактори, які треба мати на увазі при виборі такої системи обліку, як, наприклад, ЮСАП.ОНЛАЙН. Але при цьому слід визначити оптимальний набір функціоналу і обрати пропозицію, яка передбачає можливість швидкої та недорогої адаптації до певних умов ведення бізнесу.
